Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

Dentro del marco de TIRSA, ¿en qué consiste la autoevaluación?

La evaluación incluye la participación en un cuestionario en línea y el análisis de sus resultados, que se presentan en un informe ejecutivo y en un informe detallado. El cuestionario se basa en el marco conceptual de gestión del conocimiento para el AI, desarrollado por DPM Research. Este marco conceptual examina las actividades de AI con el fin de determinar la utilidad y las funciones de la información que se produce, los factores que influyen en el desempeño del AI dentro de la institución y las competencias presentes en la oficina de AI. Al momento de la implementación de TIRSA, DPM Research trabajará estrechamente con la oficina de AI para identificar aquellas personas que serán invitadas a participar en la encuesta.

¿Qué información podemos esperar recibir en el informe ejecutivo y en el informe detallado?

El informe ejecutivo presenta un resumen del grado de desarrollo de cada competencia según sector organizacional, una evaluación de los recursos disponibles, así como de la utilidad y funciones de la información que se produce. 

El informe detallado contiene las respuestas para cada elemento de la evaluación de competencias. También incluye distribuciones de frecuencia para los recursos que sustentan las actividades de AI, así como de la utilidad y pertinencia percibidas de la información producida. 

Las oficinas de AI también recibirán un análisis comparativo con otras instituciones. Este es un elemento clave de TIRSA, que se enfoca en las competencias requeridas para llevar a cabo actividades de AI. Si el grado de desarrollo de una competencia dada es menor que el grado esperado (por si solo o en comparación con el desempeño de otras instituciones), los gerentes de AI pueden mirar los componentes del análisis e identificar así la razón para la brecha observada.

Esta es una excelente ocasión para identificar brechas existentes y oportunidades de mejora.

Un ejemplo de informe ejecutivo se encuentra disponible aquí y un ejemplo de informe detallado se encuentra disponible aquí.

¿Cuál es la diferencia entre esta autoevaluación y otras encuestas sobre el AI ?

Las encuestas de AI disponibles hasta la fecha tienden a enfocarse en un inventario de actividades de AI. Estas encuestas, en algunas ocasiones hacen referencia a diferentes áreas de trabajo y sus correspondientes propósitos, pero sin hacer una clara distinción entre ellas. TIRSA es la evaluación más completa y estructurada disponible , ya que delinea claramente los sectores, las funciones, la utilidad, la pertinencia y los factores de influencia del AI. (TIRSA es la única herramienta que evalúa las competencias propias del análisis institucional.

¿Quién debe completar el cuestionario? ¿Cómo se seleccionan los participantes?

El director de AI de su institución completa el cuestionario principal sobre el funcionamiento interno de la oficina. Un segundo cuestionario se enfoca en las percepciones de otros funcionarios de la institución  que conocen la oficina de AI, sus servicios y sus productos. La selección de quienes serán invitados a participar  es  un esfuerzo conjunto entre el director de AI y DPM Research, que  considera la estructura organizativa de la institución.

¿Son las respuestas confidenciales? ¿Son identificados de alguna forma los participantes?

Las respuestas son confidenciales en el caso de los usuarios cuyos resultados se analizan como parte de un grupo. En el caso del director de AI, dado que el análisis se basa en las respuestas de un solo encuestado, la información proporcionada no puede ser completamente confidencial. Por favor, consulte nuestra política de privacidadpara obtener más información sobre este punto.

¿Publicará DPM Research los resultados de la autoevaluación?

DPM Research no dará a conocer públicamente los resultados de la autoevaluación. Sin embargo, al participar en este proyecto, usted contribuirá con la información proporcionada a un conjunto de datos utilizados para la evaluación comparativa. Al generar los resultados de referencia, sus datos se agregarán de forma anónima a un grupo que incluye otros participantes.

¿Cómo pueden instituciones más pequeñas beneficiarse de esta autoevaluación?

El proceso de evaluación está diseñado para que sea posible adaptarlo a instituciones de todos los tamaños. Aunque las instituciones más pequeñas normalmente ofrecen una gama reducida de productos de AI, es esencial poder determinar qué competencias son necesarias para producirlos y, a la vez, identificar el potencial de crecimiento y mejoramiento de su oficina en relación con estos procesos.

Mi institución no tiene una oficina dedicada de AI. ¿Podemos participar de cualquier manera?

Las instituciones que no cuentan con una oficina dedicada de AI producen, de cualquier forma, informes y análisis a partir de la información generada por otras unidades, como la Rectoría, el Registro, la Oficina de Finanzas o el Departamento de TIC. Sin embargo, las competencias necesarias para la creación de estos informes y análisis son siempre las mismas y es posible incluirlas en el proceso de evaluación. DPM Research trabajará con su institución para identificar a los participantes ideales para completar el cuestionario principal de forma que el resultado final sea el más relevante para su contexto específico.

¿Cómo se validó el enfoque TIRSA?

TIRSA propone un enfoque que nace de numerosos años de experiencia de trabajo en el área del análisis institucional, y que se fundamenta en el estado del arte sobre esta disciplina en Canadá y Estados Unidos. El marco conceptual fue originalmente puesto a prueba en Canadá. La primera iteración completa del modelo se validó utilizando el enfoque de Delphi (link al documento) y se implementó con éxito posteriormente en un estudio de alcance nacional en Chile. Los resultados del proyecto chileno se utilizaron sucesivamente para perfeccionar aún más el instrumento. Recientemente, el equipo de DPM Research realizó algunos cambios adicionales a partir de la implementación de la herramienta en un sistema universitario en Estados Unidos.

Desconozco  los conceptos relacionados con las competencias de AI o con los sectores y funciones organizacionales. ¿Dónde puedo encontrar las definiciones de estas dimensiones?

Usted puede encontrar un breve resumen de estos conceptos en nuestro glosario. También puede mirar un webinar sobre el marco conceptual de TIRSA, sus componentes y cómo este instrumento estructura la evaluación del AI aquí. Para leer una descripción detallada del marco conceptual, puede consultar la publicación Díaz V.E., Mercier P., Pinsent C. (2017). Un marco de gestión del conocimiento para la investigación institucional. En J. Huisman y M. Tight (Eds.), Theory and Method in Higher Education Research, Vol. 3, pp. 155-179, que probablemente se encuentre disponible en la biblioteca de su institución. También puede leer el manuscrito del artículo en formato digital aquí.    

¿Cuánto tiempo es necesario para completar el cuestionario?

Los directores de AI pueden requerir aproximadamente dos horas para responder al cuestionario y los otros participantes pueden requerir  una hora aproximadamente. 

¿Tengo que completar todo el cuestionario de una vez o son mis respuestas grabadas a lo largo del cuestionario?

Usted puede responder una parte del cuestionario, hacer una pausa y volver a él posteriormente.

Cometí un error en una de las preguntas: ¿puedo volver atrás y editar mis respuestas?

Sí, usted puede volver a las respuestas anteriores y modificarlas antes de continuar o completar el cuestionario.

No puedo responder una de laspreguntas:¿afectará esto nuestros resultados?

Si no puede responder una pregunta, usted puede dejarla en blanco y pasar a la siguiente. El no contar con algunas de las respuestas puede limitar nuestra habilidad para interpretar los datos o hacer ciertas  comparaciones. Por otro lado, es importante analizar por qué no se ha podido responder a una o más preguntas,  ya que esto ayudará a determinar si la ausencia de dichos elementos tiene algún impacto sobre la producción de información.

Nuestra oficina no realiza una de las actividades mencionadas: ¿cómo debo indicar esto?

Cuando una oficina de AI no realiza una de las actividades mencionadas, debe analizarse el caso de acuerdo a los siguientes dos criterios: 

  1. 1) Si la actividad se realiza en otra oficina, ¿es esta la mejor opción o podría la institución beneficiarse de la reubicación o realización conjunta de esta actividad con la oficina de AI?
    2) Si la actividad no se realiza en absoluto, ¿se debe a que la misión de la institución no lo requiere o debe considerarse como un elemento de interés para el desarrollo futuro de AI dentro de la organización (lo cual debe tomar en cuenta los recursos disponibles)?

¿Cuándo se reciben los resultados del análisis?

Los plazos específicos de entrega de los informes serán discutidos con cada una de las instituciones participantes.